Gestão integrada de acervos: uma realidade possível?

No ano de 2011, eu e meu colega Gabriel Moore Forell Bevilacqua participamos do 2º Seminário Científico: Arquivologia e Biblioteconomia da UNESP de Marília. O texto resultante desta participação foi um resumo expandido, publicado nos anais do seminário e que pode ser encontrado aqui.

No documento, falamos de duas possibilidades de integração de acervos dentro de um museu. A primeira, seria a aplicação da ideia de museu como serviço de informação e segunda, a implementação de políticas de gestão integrada de acervos.

Treze anos depois, é possível compreender que tais estratégias ainda são válidas e importantes. Entretanto, novas reflexões sempre são bem-vindas e necessárias ao tema.

Falar de gestão integrada de acervos é falar, essencialmente, da quebra de silos informacionais dentro das instituições. As áreas responsáveis por acervos de natureza museológica, arquivística e bibliográfica seguem, como é esperado, seus parâmetros e formas de trabalhar, mas é importante que tenham cada vez mais pontos de contato. Isso porque uma pessoa interessada em fazer pesquisa no museu talvez não queira ter que aprender formas diferentes de fazer buscas nos acervos arquivístico, bibliográfico e museológico para saber tudo que um museu possui, por exemplo, sobre um determinado autor.

A lógica da integração se baseia, portanto, na resposta do “para quem” todo o esforço e trabalho de profissionais está sendo direcionado. E, para isso, alcançar procedimentos que sejam comuns, principalmente no que se refere ao uso de vocabulários controlados compartilhados, é essencial.

A construção de vocabulários controlados não é algo simples, é necessário dizer. A depender da complexidade do que se quer normalizar, o desafio de encontrar termos em comum pode ser grande. Ainda há também a escolha do tipo de vocabulário controlado a ser utilizado, se listas simples de termos, taxonomias, tesauros ou mesmo ontologias. A finalidade do vocabulário também interfere nessa escolha, já que o uso de termos extremamente técnicos ou especializados pode ser interessante para parte de quem acessará essa informação posteriormente. Mas, para muitas pessoas, termos de significado muito restrito podem dificultar suas ações de busca/recuperação da informação.

Outro ponto essencial é o desenvolvimento de políticas de gestão de acervos integrados. Quando menciono política de gestão de acervo não estou me referindo a um manual operacional de procedimentos. A política pode contemplar isso, mas ela precisa ser mais do que isso. Precisa definir critérios e conceitos que estão por trás da gestão dos acervos que um museu preserva.

Em outras palavras, uma política de gestão de acervo não deve estabelecer apenas o passo a passo de um procedimento de aquisição, por exemplo. Mas, também, estabelecer o porquê algo deve ser adquirido, por meio de critérios claros. E, quando se pensa em uma política integrada, é natural pensar que tais critérios – e aí não só para aquisição, mas para outras atividades de gestão também - sejam comuns, ou ao menos uma parte deles seja compartilhada entre os três acervos.

Pensar em tais critérios implica em um trabalho de reconhecimento de terreno por parte da instituição. Qual a sua missão? Quais são seus objetivos? Que temas são julgados como centrais para a instituição? Como tais temas se refletem nos acervos?

É muito comum que processos de elaboração de políticas de gestão de acervos, ainda mais se se desejam integradas, esbarrem em questões como essas, que são mais profundas e de caráter institucional mais amplo. Um documento como a política de gestão de acervos não vai, portanto, resolver sozinho tais pontos, mas provavelmente vai chamar a reboque essa discussão. E cabe à instituição se preparar para lidar com isso.

Sendo assim, é possível dizer que sim, políticas de gestão integrada de acervos são uma realidade possível, necessária e urgente. Cabe à cada museu que desejar construí-las, planejamento e preparo para discussões às vezes complexas, mas importantes para a melhoria contínua da prestação de um serviço público junto à sociedade de preservação e difusão do patrimônio cultural.

Juliana Monteiro

19/06/2024