Refletindo sobre política de gestão de acervo

Entre as várias exigências e demandas que o dia a dia da gestão de acervo traz para uma equipe, uma delas pode ser considerada central: o desenvolvimento e aplicação de uma política de gestão de acervos.

Este documento, tão importante, merece um ponto de reflexão.

No Brasil, temos o Estatuto Brasileiro de Museus, de 2009, que recomenda no seu artigo 38 que museus tenham suas políticas de aquisição e descarte. Porém, uma política de gestão de acervos trata, além da aquisição e do descarte, de outros tópicos também, como os relativos à acesso, preservação e conservação e documentação.

Uma política de gestão de acervo é um documento estrutural para o cotidiano das instituições que lidam com coleções, particularmente os museus. Logo, não se trata de um documento apenas procedimental, que deve indicar o passo a passo de como fazer aquisição ou empréstimo, por exemplo.

Nesse sentido, é um documento que deve colaborar para que a instituição estabeleça quais são os grandes recortes a partir dos quais a coleção será administrada. Recortes temporais/cronológicos, geográficos e temáticos ajudam a construir o horizonte de para onde a coleção deve crescer e quais as áreas são consideradas prioritárias para expansão ou não. Critérios técnicos colaboram para definição do que pode ser emprestado ou acessado fisicamente (além da exposição) e ajudam a tornar as decisões menos personalizadas.

Uma política de gestão de acervo traz maior transparência ao processo de manter, preservar e difundir uma coleção. Torna as decisões mais claras, pois baseadas em pressupostos já discutidos e estabelecidos pela equipe. E faz com a que a ideia de que todos em uma instituição são responsáveis, de maneira mais direta ou indireta, pela gestão de uma coleção, mais palpável.

As políticas de gestão de acervo podem e devem também ser articuladas a outras políticas que existem ou estão em desenvolvimento dentro de uma instituição. Por exemplo, uma política de manutenção predial está diretamente relacionada às questões de conservação que a política de gestão de acervo trata. E é essencial que esses dois ou mais documentos se referenciem, para que sua leitura aconteça de modo integrado.

A construção de uma política desta natureza não é tão simples, todavia. Exige que a instituição esteja aberta à escuta de várias vozes dentro das diferentes equipes e não só a que é responsável diretamente pelo acervo. Também deve estar preparada para processos potentes de escuta externa, perguntando aos seus diferentes públicos a respeito de seus desejos e demandas sobre a própria coleção, já que ela é um patrimônio público de todos e todas.

A implantação de um documento assim também deve ser planejada. É fundamental que após a sua aprovação formal dentro das instâncias cabíveis da instituição, ela tenha uma vigência clara e estabelecida no corpo do próprio texto, e que sua execução seja diária. Os ajustes naturalmente virão, até porque alguns assuntos são mais complexos e representam situações crônicas dentro de uma instituição, que não serão mesmo resolvidos do dia para a noite. Entretanto, colocar em prática o que se definiu no papel pode ajudar para que alternativas surjam ao longo do caminho.